10 перших кроків: чи ви готові поринути в проект SAP S/4HANA

ОЛЕНА ПАСКАННА
Customer Success Manager
e.paskannaya@ageless.com.ua

SAP S/4HANA – один із ключових продуктів компанії SAP, впровадження якого докорінно змінює сутність керування бізнесом. Це не просто автоматизація процесів на підприємстві, а нова філософія управління, підходу до ведення бізнесу. У підсумку – якісно інші фінансові результати та показники ефективності.

Втім перед тим, як поринути у проект SAP S/4HANA, варто провести детальну перевірку готовності до впровадження рішення. Адже життя компанії змінюється назавжди. Про це говорить радник з питань корпоративних фінансів та управління ризиками Педро Артуро Сандоваль (Мексика) у статті «Implementing SAP S/4 Hana?».

Експерт має досвід впровадження рішення у кількох компаніях. Він виокремлює 10 ключових моментів, які варто враховувати до реалізації проекту тривалістю 10-12 місяців. Перед стартом слід налаштуватися на серйозну роботу й заручитися надійною підтримкою компанії-партнера, аби зробити проект успішним.

1. ЯКІСТЬ І СВЯЩЕННИЙ ТРИКУТНИК ПРОЕКТУ: ОБ’ЄМ, ЧАС, БЮДЖЕТ

Перш ніж розпочати роботу над впровадженням SAP S/4HANA, треба переконатися, що ви приділяєте достатньо часу аналізу реальності, потреб, цілей та очікувань вашої компанії. З чого почати:

  • зі збору достатньої кількості інформації,
  • з визначення ключових учасників,
  • з відповідей на запитання: що нам треба? на що ми очікуємо?

Ніхто не знає потреби вашої компанії краще за вас. Перший результат, який ви отримаєте: розуміння масштабу проекту. Попри очевидність, нехтування цим чинником призводить до невдач через несподівані зміни у масштабах та очікуваннях.

Також треба чітко визначити, коли саме потрібна система для роботи. Слід урахувати, що впровадження SAP S/4HANA це не про економію або кидання грошима. Це про реалістичність у всьому – від детального бюджетування до досягнення мети.

2. SAP НЕ ВАШ ДРУГ, А ВАШ ПОСТАЧАЛЬНИК

Під час реалізації проекту ви матимете справу з продавцями рішення. Слід обов’язково розглянути модулі, які знадобляться в основній структурі:

  • фінанси FI,
  • продаж і дистрибуція SD,
  • покупки та запаси ММ,
  • обслуговування РМ, тощо.

Детально вивчіть їхню функціональність і прив’язаність до ваших операцій.

Водночас розгляньте інші системи SAP за межами основної структури:

  • Concur для витрат на відрядження.
  • Success Factor для процесів управління людським капіталом.
  • Treasury та Risk Management для операцій з фінансовими ризиками.
  • Інноваційні продукти SAP, наприклад, FIORI.

Це час для обговорення усіх питань з керівником напряму у компанії-партнері SAP та адаптацію інформації у відповідність до ваших галузевих і нагальних потреб. Прислухайтесь до порад консультанта, щоб не залишилось нерозкритих питань.

Будьте готові, що будь-які нові запити можуть збільшити час та ресурси на проект. Тому кожен крок треба співвідносити з проведеним аналізом, усвідомленням можливостей і кінцевої мети.

3. НЕ НАМАГАЙТЕСЯ ЗЕКОНОМИТИ НА ПАРТНЕРІ-КОНСУЛЬТАНТІ

Наступний ключовий момент – це інвестиції у відносини з партнером-консультантом, з яким працюватимете 10-12 місяців (можливо, менше, все залежить від масштабів проекту).

Позбавте себе від клопотів та переконайтеся, що ваш партнер-консультант має повноваження, досвід і зв’язки для досягнення мети проекту.

Оцінюйте подані заявки, досвід експертизи, а також прогнозування результатів. Обов’язково звертайте увагу на те, що надруковано дрібним шрифтом, та обговорюйте ці пункти. Саме тут криється підводне каміння, визначення та пропозиції, які часто лишаємо поза увагою.

4. ГАРНИЙ ТА ДОСВІДЧЕНИЙ КЕРІВНИК – ЗАВЖДИ ГАРНИЙ СОЮЗНИК

Гарний менеджер проекту (PM) – це як гарний архітектор для будівництва будинку. Під час визначення, хто керуватиме впровадженням, зверніть увагу на такі моменти:

  • попередній досвід у якості PM SAP,
  • знання основ IT,
  • лідерство та ставлення до команди,
  • досвід роботи з командою консультантів.

Критерії можуть здаватися очевидним, але ви можете бути здивовані тим, як часто порушуються правила вибору керівника.

Відразу після вибору PM проведіть зустріч, під час якої детально обговоріть методологію управління проектом для досягнення поставленої мети. Потрібно відразу задати динаміку проекту, визначити його шлях, структуру, етапи, основні дії у кожному завданні, терміни.

Досягайте непорушних домовленостей і чітко контролюйте перебіг виконання.

5. ШЕФСТВО Є КЛЮЧОВИМ

Будь-яка компанія має обмежені людські ресурси. Те саме можна сказати про час і гроші. Ймовірно, що вам доведеться ділитися ресурсами з іншими проектами, забезпечувати поточну діяльність. Саме тому правильний рівень шефства встановлює пріоритет проекту у контексті повсякдення компанії.

Переконайтеся, що на кожному етапі ваші ключові виконавці вмотивовані та інформовані, ухвалюють правильні рішення. Вони є рушійною силою, особливо в моменти уповільнення або пауз. Слідкуйте, щоб ключові персони були зосереджені на проекті, в іншому випадку можна понести збитки.

6. ПІДЗВІТНІСТЬ – ЦЕ ВОЛОДІНЯ

На етапі планування ви мали визначити всіх відповідальних осіб, які братимуть участь у проекті. У кожного має бути свій профіль, роль і зона відповідальності. Переконайтеся, що кожна людина на своєму місці, розуміє мету та очікування на результат.

Розподіліть ролі:

  • Функціональна. Виконують власники бізнесу, керівники процесів, внутрішні отримувачі вигоди від впровадження рішення.
  • Технічна. Виконують співробітники, відповідальні за системне середовище всередині компанії, знайомі з технологічною архітектурою, програмним забезпеченням, завданнями, інтерфейсами тощо. Врешті саме вони бачать загальну картину змін, які настануть після впровадження продуктів SAP.
  • Управлінська. Виконують менеджери, відповідальні за взаємодію між першими двома групами та партнером-консультантом. Це стосується шефів, регіональних менеджерів і керівників бізнес-проектів.

Тому важливо чітко розподілити та проговорити ролі, завдання, мотивувати кожного залученого до виконання.

7. ДАНІ, ДАНІ, ДАНІ ТА ЗНОВУ ДАНІ… ПІДГОТУЙТЕ СЕБЕ

Чи ви знаєте говірку «сміття всередині / сміття ззовні»? Це висловлювання здійснюється саме тут. Проект може мати відмінну конфігурацію та реалізацію, але якщо завантажена інформація не чиста та не готова, решта втрачає сенс. Ви не зможете використовувати систему належним чином.

Це ще одна важлива віха в проекті впровадження, яка потребує стратегії переносу даних. Її розробляють спільно консультанти та відповідальні особи зсередини компанії.

Стратегія починається з визначення дій та їхнього узгодження із завданнями в плані проекту. Важливо враховувати ключові види діяльності – закриття фінансових операцій та відкриті транзакції.

Перш ніж завершити етап визначення, консультанти повинні подати макети основних даних. Якщо цього не відбувається, вам потрібно провести серйозну розмову з керівником проекту.

Після того, як ви отримали дані, заплануйте зустрічі з кожним керівником процесу та членом ІТ-команди, щоб консультанти могли пояснити структуру, дизайн, концепції, критерії та правила заповнення. Це дає змогу негайно почати працювати над ними, що дуже важливо з точки зору часу.

Залежно від модулів, які будуть впроваджені, вам доведеться працювати з 10-15 макетами даних, до яких належать постачальники, замовники, матеріали, обслуговування, облік, центри виплат, бюджети, активи, банки та банківські рахунки тощо.

Це величезний шар роботи:

  • завантаження поточних баз даних,
  • виявлення та фільтрація дублікатів елементів,
  • виявлення та усунення помилок,
  • пошук та заповнення відсутньої інформації,
  • ідентифікація відкритих транзакцій,
  • гарантія якості даних.

Для цього ви повинні мати внутрішню підтримку ІТ-команди, не намагайтеся обійтися без них.

8. ВИДІЛЯЙТЕ ПРІОРІТЕТНІ ПОТРЕБИ. ВИ УНІКАЛЬНІ, АЛЕ НЕ ЄДИНІ

Раніше компанії здійснювали впровадження за допомогою покрокового керівництва. Цей етап дає змогу детально вивчити бізнес-політику та процедури. Натомість сучасні проекти «швидкого впровадження» вимагають від компанії підлаштовуватися під стандарти системи.

Краще дотримуватися традиційного впровадження. Це позбавляє від купи неприємностей і проблем під час реалізації. Ключовим показником результативності є максимальна деталізація та підтримка усіх процесів і сценаріїв, особливо нечастих і критичних операцій. Це актуалізується в таких складових:

  • модульні тести,
  • комплексні тести,
  • розробка керівництва користувача,
  • допоміжна інформація для розробки навчальних матеріалів.

Тому переконайтеся, що маєте цю інформацію для виконання завдань.

9. ЗАПЛАНУЙТЕ ТРЕНІНГИ, ЗМІНИ НАБЛИЖАЮТЬСЯ

Стратегія навчання починається, коли виконано 85-90% проекту. Зазвичай у контракті прописується, що консультанти проводять навчання ключових користувачів, які беруть участь у розробці проекту та його впровадженні.

Втім на етапі навчання з’ясовується, що нових знань і навичок потребують більше користувачів. Тому важливо передбачити таку ймовірність у стратегії навчання. Також до початку занять потрібно визначитися з показниками ефективності навчання.

10. НАВЧАЙСЯ, ТОБІ ЦЕ ЗНАДОБИТЬСЯ!

Нарешті, останній крок при впровадженні SAP – пройти навчання. Намагайтеся спрогнозувати дату початку серії занять. Але навіть якщо це неможливо впродовж усього проекту, прочитайте та дізнайтеся якомога більше. Це вам знадобиться, особливо в разі першого досвіду у впровадженні SAP.

Підготовлено AGELESS на основі матеріалу «Implementing SAP S4 Hana?»

Дізнатися більше про впровадження SAP S/4HANA ви можете, зареэструвавшись на вебінар AGELESS “Дорожня карта інструментів для планування міграції на SAP S/4HANA” 9 липня о 15:00.