Автоматизація в закупівлях: які компанії вистояли в локдаун

ТІТАРЕНКО АННА
Керівник напрямків SAP CX, SAP Ariba
a.titarenko@ageless.com.ua

Нестабільність світової економіки та мільярдні збитки від коронакризи довели, що сталість та успіх компанії сьогодні прямо залежать від управління ризиками та постачальниками, забезпечення безпеки Supply Chain та гармонійної взаємодії всіх відділів на всіх рівнях.

 

НАВІЩО ПОТРІБНА АВТОМАТИЗАЦІЯ ПРОЦЕСІВ

Важко уявити, але ще досить років тому українські компанії майже не використовували автоматизацію в закупівлях. Втім за кордоном німецький виробник програмного забезпечення, компанія SAP SE, ще в 1973 році презентувала систему «Управління матеріалами», після чого з’явився й сам модуль «Закупівлі».

Майже за півстоліття пандемія та пов’язана з нею нестабільність світової економіки довели: щоби вижити, бізнес має стати сталим, орієнтуватися на управління ризиками та прозорість ланцюжка постачання. Про це йшлося на конференції «Ефективні закупівлі та постачання 2020. Нова реальність».

Домогтися такої мети без якісної автоматизації неможливо, розповідає Тамара Браун, директор з роботи з клієнтами SAP Procurement Solutions.

Blog_Procurement_T. Braun_photo

Ситуація з пандемією наочно продемонструвала: компанії з автоматизованими процесами та розробленими дорожніми картами виявилися більш підготовленими до кризи та нових викликів.

Їм було простіше:

  • побачити повну картину,
  • своєчасно змінити стратегію,
  • організувати роботу вдома.

Віддалена робота відділів закупівель без необхідної автоматизації може перетворитися на хаос, а забезпечення постачань – у неконтрольований процес.

Зміни – це найпостійніша річ навколо нас. І зміни в закупівлях будуть відбуватися завжди.

Втім на сьогоднішній день є комплексні рішення з автоматизації роботи департаменту закупівель, які здатні:

  • забезпечити повний контроль над ланцюгом постачань;
  • зменшити ризики порушення термінів та умов постачань;
  • допомогти контролювати виконання контрактів.

Штучний інтелект стає новою нормою, і для відділів закупівель – зокрема.

 

ЩО МОЖЕ ШТУЧНИЙ ІНТЕЛЕКТ В ЕПОХУ «ІНДУСТРІЇ 4.0»

Є корпоративні ІТ-рішення (екосистеми закупівель для бізнеса), які дають такі можливості:

  1. Аналіз витрат на закупівлі, визначення слабких ланок та методів оптимізації витрат.
  2. Планування. Розробка категорійних стратегій, де відбувається сегментація категорій закупівель, визначається алгоритм роботи із постачальником, розподіляються обов’язки між учасниками та формуються базові облікові документи.
  3. Пошук нових постачальників. Відбувається за заданим алгоритмом із дотриманням вимог до контрагента та визначення потенційних учасників тендера.
  4. Кваліфікація. Допомагає структурувати вимоги до постачальника та обрати найбільш оптимальні компанії.
  5. Процедура закупівель. Дає змогу провести тендер будь-якого типу та обрати найбільш надійного постачальника.

За словами Тамари Браун, приходить епоха індустрії 4.0. Головні тренди в епоху «Четвертої промислової революції»:

  • гіперпідключеність, обмін інформацією («даними») між усіма та всім, включно з людьми та машинами, оснащені датчиками;
  • максимально автоматизовані виробництва;
  • існування та активне розширення цифрових екосистем і, власне, Big Data.

Blog_Procurement_T. Braun_image

Чим більші компанії, тим про більший обсяг даних ми говоримо. Тривалий час Big Data вважалися однією із ключових точок спотикання для корпоративних ІТ-рішень. Питання, як керувати великими даними, турбувало всіх.

Зараз завдання можна вважати розв’язаним. Більше немає обмежень, які стосувалися би мереж та хмарних обчислень.

QuoteBig Data сьогодні – це те, що здатне забезпечити прозорість вашого ланцюга постачання. Таким чином, компанії перешкоджають розвитку корупційним схем, посилюють репутацію бренду.

 

SUPPLY CHAIN ЯК МЕТА ІТ-РІШЕНЬ

Проте без впевненості та прозорості ланцюга постачання можуть виникати неприємні ситуації. Наприклад, одна відома косметична компанія заявляла, що не тестує товари на тваринах. Пізніше виявилося, що це не так.

Відділ закупівель не зміг відслідкувати в непрозорому ланцюгу постачання несумлінного постачальника. Компанії прийшлося змінити маркування, що принесло мільйонні збитки.

 

ЛЮДСЬКИЙ РЕСУРС ДЛЯ РОЗВИТКУ

Хоча цифрові, технологічні тренди в економіці та виробництві сьогодні набувають критично важливого значення, на думку експерта, не варто концентруватися виключно на них.

 

АВТОМАТИЗАЦІЯ МАЄ БУТИ ЕФЕКТИВНОЮ

Важливо навчитися визначати довгострокові цілі, сфокусуватися на чіткому баченні всієї дорожньої карти цифрової трансформації.

Управління автоматизацією – це величезний прогрес. І все буде залежати від амбітності цілей.

Головне, запам’ятати: в основі всіх змін лежать не тільки технології, але й люди – окремі професіонали з необхідними технічними навичками.

Саме тому з кожним відділом необхідно пропрацювати, програти модель майбутніх нововведень. Співробітників може лякати, що операційну діяльність наче «відбирає» автоматизація.

Персоналу треба пояснити, що застарівають не професії, а певні завдання, у той час, як інші, більш стратегічні, важливі та цікаві виходять на перший план.

 

АВТОМАТИЗАЦІЯ ЛИШЕ ВИВІЛЬНЯЄ РЕСКРС КОМПАНІЇ

Під час цифрової трансформації необхідно попіклуватися не лише про свої відділи, але і про всіх стейкхолдерів, зокрема, постачальників. Їх теж треба підготувати до змін у підході до управління закупівлями.

Команді закупівель варто максимально відпрацювати нововведення з постачальниками, переконувати їх використовувати автоматизацію під час роботи один з іншим.

Позитивний ефект збільшується, коли внутрішні та зовнішні зацікавлені сторони працюють, як єдине ціле.

 

ВАРТО МАКСИМАЛЬНО ВІДПРАЦЮВАТИ НОВОВВЕДЕННЯ З ПОСТАЧАЛЬНИКАМИ

Закупівлі лежать в основі всього, переконана експерт. Якщо настає криза, саме від відділу закупівель усі очікують на рішучі дії. На етапі формування загальної стратегії компанії без відділу закупівель також не обійтися.

Головне, запам’ятати: в основі всіх змін лежать не лише технології, але й люди. Тому зі спеціалістів у цій галузі мають починатися всі позитивні зміни:

  • готовність та розуміння необхідності використання можливостей автоматизації;
  • націленість на пом’якшення ризиків у ланцюгу постачань;
  • ухвалення стратегічних рішень, які відповідають цілям компанії.

Тому відділи закупівель у компаніях мають адаптуватися до нових умов на ринку першими. Це – головна умова виживання сучасного бізнесу.