Ірина Поворозник: «Якщо прагнеш високих результатів у закупівлях, маєш повністю змінювати систему»

ТІТАРЕНКО АННА
Керівник напрямків SAP CX, SAP Ariba
a.titarenko@ageless.com.ua

Автоматизація бізнес-процесів у закупівлях – тренд, який докорінним чином змінює взаємодію покупців та постачальників. Дослідження підтверджують, що найменші втрати в період пандемії мали компанії з ефективно налагодженими електронними бізнес-процесами.

«Сєвєрсталь» – вертикально інтегрована гірничодобувна та металургійна компанія з основними активами в Росії – реалізувала низку інноваційних проектів.

Директорка програми підвищення ефективності бізнес-процесів для SAP S/4HANA, екс-СРО компанії «Сєвєрсталь» Ірина Поворозник в інтерв’ю для блогу AGELESS розповіла про досвід автоматизації закупівель компанії та як створити промисловий маркетплейс.

Blog_Iryna Povoroznyk

 

Діалог з експертом вела Анна Тітаренко – керівник напрямків SAP CX, SAP Ariba в компанії AGELESS.

– Ірино, що стало поштовхом до трансформації закупівель?

Нова стратегія компанії. Ми поставили перед собою амбітні цілі щодо економії видатків, зокрема, оптимізації процесів, щоби бути на рівні кращих світових практик.

Ми провели великий бенчмаркінг, зокрема, оцінили закупівлі та зрозуміли, чого прагнути, що потрібно кардинально змінювати їхню структуру. Це стосувалося всього: самих закупівель, якості взаємодії, послуг, які купуємо, та результатів.

– З якою системою закупівель ви входили до проекту?

«Сєвєрсталь» – одне з найбільших підприємств у Росії. Система закупівель була достатньо сильною з погляду показників, на які ми тоді орієнтувалися. Але аналіз світових практик засвідчив необхідність кардинального оновлення нашої моделі.

На першому етапі з трансформацією нам допомагав зовнішній консультант – компанія AT Kearney, одна із законодавиць в управлінні закупівлями. Під час першої хвилі «Сєвєрсталь» провела реорганізацію, виділила завдання управління категоріями та створення категорійних стратегій.

Потім ми вирішили розділити активності на Change та Run. Change – стратегічні завдання, Run – операційні завдання. Це був великий виклик для команди. На мою думку, не можна створювати успішні категорійні стратегії, якщо є недоробки в операційних процесах. Так само категорійні стратегії не можуть бути ефективними, якщо немає розуміння, який у тебе спільний вектор роботи з ринком.

Ми стикнулися з тим, що треба було велику увагу приділяти роботі з мотивацією команди. Зміни були поєднані з високим ризиком їхнього відторгнення, хоча співробітникам роз’яснювали переваги нових підходів.

– Як шукали рішення, щоби не повторювати чужих помилок?

Коли ми провели моніторинг ринку, то з’ясували, що поняття «категорійний менеджер» є в невеликій кількості компаній та часто має викривлену практичну реалізацію через поверховий підхід.

Вирощувати власних категорійних менеджерів – це найправильніший варіант. Я переконана, якщо працювати з цим системно, здобуваєш кращий результат.

Наразі ситуація якісно відрізняється від того, що було в 2012 році, коли ми починали проект: багато спеціалістів на ринку та всередині компанії вже думають у парадигмі категорійних закупівель.

Щоби здобути високі результати, треба повністю змінювати систему, переглядати всі процеси, працювати з компетенціями співробітників та мотивацією. Це окремий цікавий блок – командоутворення, спільні цілі, стратегія розвитку ІТ-функціоналу закупівель та автоматизації процесів.

Співробітники мають знати стратегію змін та розуміти, до чого вони приведуть компанію та особисто кожного члена команди. Інакше важко працювати, коли все змінюється, і ти не знаєш, що буде завтра.

– Які провідні болі закупівельників?

Насамперед, ринкова невизначеність та складність процесів, тому що закупівлі є на стику функцій, і до них висувають багато вимог. Усі хочуть, щоби закупівлі були швидкими, ефективними та орієнтованими на постачальника.

Тому окремий блок завдань на етапі трансформації – виховання клієнтоорієнтованості з погляду закупівель. Це стосується повноти технічних завдань, чіткості планування. З цим потрібно постійно працювати.

– Що можете порадити закупівельникам, які дуже хочуть змін, але бояться йти до менеджменту «захищати проект»?

Мета автоматизації процесів – це спрощення та прискорення виконання завдань. Коли є необхідність оформлення великого пакету документів за угодою, у менеджера часто бракує сил та часу на ефективні переговори з постачальниками. Відбувається розфокусування через зосередженість на операційних процесах.

Автоматизація операційних процесів вивільняє час на розв’язання стратегічних завдань (аналіз, дослідження ринку, переговори). Також важливе оцінювання процесів: малюємо схему кожного процесу, виявляємо вузькі місця та знаходимо шляхи підвищення ефективності.

У період реорганізації ми скоротили чисельність персоналу, і, звісно, для багатьох це був неприємний досвід. Втім одночасно зі зменшенням чисельності персоналу ми збільшили ефективність операцій, оскільки дія кожного співробітника стала представляти більшу цінність, ніж це було раніше.

– Як обирали програмне забезпечення для закупівель?

Під час вибору програмного забезпечення, перш за все, звертали увагу на те, як рішення вбудовується в нашу систему управління підприємством та закупівлями.

Можу точно сказати, що сьогодні на ринку немає рішення, яке закрило би всі процеси навіть у ERP-системах. Наприклад, ERP-система SAP у «Сєвєрсталі» добре розвинута, ми використовуємо її не просто для обліку операцій, але й для управління процесами.

По суті, наші підприємства «живуть» у ній. Але навіть у нашому випадку не всі функціонали можливо закрити за допомогою лише однієї ERP-системи.

Попереду на нас чекає нова трансформація – зараз ми переходимо на SAP S/4HANA, яка також видозмінить і систему електронних процесів закупівель.

Також «Сєвєрсталь» створює маркетплейс промислових товарів. Це відкритий простір із прозорим ціноутворенням для швидких та прозорих закупівель промислових компаній.

– А як Ви будуєте відносини з підрядниками зі впровадження та консультантами?

Я завжди окремо звертаю увагу на те, що не можна покликати підрядника або консультанта та сказати: «Зроби мені, будь ласка, добре».

Завжди мають бути люди, які працюють у команді з зовнішніми фахівцями для доповнення експертизи один одного. Головним відповідальним за те, щоб рішення запрацювало, є ми, а не консультанти.

Ми відкриті та багато працюємо з консультантами не тільки в закупівлях. Але розглядаємо їх як помічників, а не відповідальних, які мають давати результат під ключ.

 

log_Severstal_Procurement&Supply Chain_

Довідка:

«Сєвєрсталь» – це вертикально інтегрована гірничодобувна та металургійна компанія з основними активами в Росії та невеликою кількістю підприємств за кордоном.«Сєвєрсталь» складається з двох основних виробничих дивізіонів: «Сєвєрсталь Ресурс» та «Сєвєрсталь Російська сталь».

«Сєвєрсталь Ресурс»: Гірничодобувні активи є ключовим елементом вертикально інтегрованої моделі бізнесу «Сєвєрсталі». «Сєвєрсталь Ресурс» повністю покриває потребу металургійного бізнесу «Сєвєрсталі» в залізній руді (115%) та на 60-65% – у коксівному вугіллі твердих марок, а також є великим постачальником сировини третім особам у Росії та інших країнах.

«Сєвєрсталь Російська сталь»: Ключовий актив компанії – Череповецький металургійний комбінат – є одним із найрентабельніших металургійних підприємств у світі та відрізняється вигідним розташуванням із погляду близькості до видобувних підприємств «Сєвєрсталі», портів Балтійського моря й російських промислових зон. «Сєвєрсталь Російська сталь» – один із провідних російських виробників сталі. У широкому сортаменті продукції найбільша частка припадає на плоский прокат із високою доданою вартістю, водночас зростає обсяг випуску сортового прокату для підприємств будівельної галузі та продукції подальшого переділу.

Читати російською мовою