Коли і як автоматизувати малий та середній бізнес: думка експерта AGELESS

СТАНІСЛАВ СТРИЖ
Керівник напряму SAP Business One
s.stryzh@ageless.com.ua

Автоматизація бізнесу – невід’ємна складова зростання компанії. На певному етапі розвитку приходить усвідомлення, що зміни назріли – програми бухгалтерського обліку недостатньо, масиви даних занадто великі, а операційна діяльність поглинає багато часу.

Втім зважитися на відповідальний крок складно через відсутність ІТ-ландшафту, фінансові та організаційні ризики.

Про те, як зробити цей процес якомога комфортнішим, я розповів на онлайн Форумі аутсорсингу міста Дніпро, який відбувся 26 листопада.

 Blog_Business Automation_

 

ПЕРЕДУМОВИ АВТОМАТИЗАЦІЇ

Плануйте свій розвиток, свою діяльність на декілька років уперед та підбирайте під це систему, яку будете використовувати. Є два варіанти, як це здійснити:

  • найняти штатного фахівця;
  • віддати автоматизацію на аутсорсинг.

Втім щоби мати якісну експертизу всередині своєї компанії, треба вкладати багато ресурсу, зокрема, фінансового, в їхній розвиток. Виходить, якщо у вас будуть висококваліфіковані співробітники, свій внутрішній IT, це дуже недешеве задоволення.

Аутсорсинг на перший погляд виглядає дорожче, тому що не завжди є розуміння, що закладає аутсорсер або підрядник у вартість тієї чи іншої послуги. Але ви завжди можете посилатися на договір, у якому регламентовані терміни та результати. І ви можете бути переконані, що рішення створене командою професіоналів.

Ваші завдання виконують люди, які постійно розвиваються, щоби бути конкурентоспроможними. І набираються досвіду не лише всередині однієї конкретної компанії, а вирішують подібні завдання для різних бізнесів.

 

ЧИ ВАРТО ІНВЕСТУВАТИ В АВТОМАТИЗАЦІЮ?

Окупність інвестицій на автоматизацію та IT-ландшафту буде помітною лише за деякий час, коли бізнес покаже зростання прибутковості або скорочення операційних витрат, відкриття нових перспектив для розвитку.

Втім автоматизація заради автоматизації – програшна стратегія, на яку не варто орієнтуватися, тільки тому що це модно або у конкурента впроваджена крута система.

Орієнтуйтеся на свої плани розвитку на 3-5 років і дивіться, які завдання у вас є зараз, які виникнуть у зв’язку з планами розвитку. Лише після цього підбирайте систему та плануйте свій ІТ-ландшафт згідно з цими планами.

 

ЯКІ БЛОКИ ВАРТО АВТОМАТИЗУВАТИ

Кожен бізнес є по-своєму унікальним, і не можна дати єдиний рецепт для всіх. Втім кожен бізнес стоїть на стовпах – це фінанси, закупівлі, продажі та запаси.

Якщо на цьому рівні хаос, безліч файлів Excel, є розрив у процесах, щось губиться, щось незрозуміло, йти у високі матерії відразу не варто. Треба навести лад.

Коли чинна частина ІТ-ландшафту почне працювати належним чином, ви вже отримаєте відчутний ефект. І після цього можна рухатися далі – до автоматизації.

Blog_Business Automation_1

 

ЯК ПОЄДНАТИ ПРОЦЕСИ НЕ ЗА ВСІ ГРОШІ СВІТУ

На ринку України зараз популярні декілька рішень, зокрема, компанії SAP. Кожен із представлених продуктів має своє позиціонування, сильні сторони та вади. При спілкуванні з підрядниками складається враження, що вони розповідають те ж саме.

Також на перший погляд, здається, що системи схожі між собою. Але сенс рішення у дрібницях:

  • відповідність потребам бізнесу,
  • архітектура рішення, функціональність,
  • плани розвитку від компанії-вендора.

Останній пункт є особливо важливим, оскільки управлінська система має розвиватися разом із ІТ-технологіями.

Також варто звертати увагу на компанію-підрядника, оскільки на вас чекає тривала співпраця. Тому вибір має бути оптимальним та відповідати вашим потребам.

Важливе значення має якість пропозиції від підрядника, який має урахувати всі ваші завдання. В іншому випадку ви можете стикнутися з суттєвою зміною вартості послуг.

Відповідальний аутсорсер сформує обґрунтовану цінову пропозицію. І в процесі виконання проекту можуть статися лише незначні відхилення від суми договору, що також можна передбачити умовами контракту.

 

ЯК РІШЕННЯ ЩОДО АВТОМАТИЗАЦІЇ ВПЛИВАЄ НА ЖИТТЯ КОМПАНІЇ

Успішна автоматизація прямо залежить від якості підготовки до впровадження. Тут важливий якісний супровід з боку підрядника, своєчасні контакти та навчання ключових співробітників.

Також будьте готові до щільного партнерства вашого персоналу з командою підрядника, які виконують ті чи інші завдання. Така співпраця має тривати весь проект, на який знадобиться кілька місяців.

Тут важливо довіритися підряднику, який допоможе оптимізувати час ключових співробітників, щоб вони займалися не лише автоматизацією, але й своїми безпосередніми обов’язками.

 

ЯК ВАРТО СПІЛКУВАТИСЯ З ПІДРЯДНИКАМИ

Перед спілкуванням із підрядниками детально опишіть усі процеси. В іншому випадку підрядник може щось не врахувати у розрахунках або закласти зайве.

Також врахуйте, що на першому етапі переговорів аутсорсер надає середню ринкову вартість, яка коригується під час узгодження технічного завдання.

 

ЯКЕ РІШЕННЯ ПІДХОДИТЬ САМЕ ВАМ

На кожному етапі розвитку у бізнеса абсолютно різні потреби. Тримайте на думці вектор розвитку компанії, куди і як ви будете рухатися, які матимете потреби через 3-5 років.

Обирайте підрядника-партнера, який допомагатиме вашому бізнесу зростати, а не існувати. Звертайте увагу, що вже є у системі, яку ви обираєте.

Якщо наразі функціонал перевищує ваші поточні потреби, за деякий час він стане актуальним. Ви зекономите кошти, оскільки вже маєте впровадження.

Сконцентруйтеся на своєму бізнесі, решта – справа професіоналів. Компанії-аутсорсери щодня стають краще, удосконалюють свою діяльність, розвиваються, щоби залишатися лідерами в конкурентному середовищі.

Концентруйтеся на тому, у чому ви є експертом. Щодо решти – звертайтеся до кращих фахівців.