Впровадження SAP Business One: не софтом єдиним. Пам’ятайте про методологію

ДМИТРО СЕМЕНЮК
Консультант напряму SAP Business One

ERP-система – сучасний інструмент першої необхідності для збільшення ефективності бізнесу. Методологія впровадження є інструкцією із використання цього інструмента. Водночас вибір ERP без уваги до методології можна порівняти з намаганнями самотужки навчитися керувати автівкою. Проблеми на дорозі гарантовано, очікуваний результат – ні.

Тому пропонуємо дізнатися більше про використання методології під час реалізації проектів на базі рішення SAP Business One. Перша методологія – Accelerated Implementation Program – є стандартною та рекомендована вендором SAP SE для впровадження SAP Business One. Друга – Hard Offer – є нашою власною розробкою, ідеєю якої я надихнувся на тренінгу компанії QED. Це партнер SAP SE, який пакує складні послуги у зрозумілий продукт.

КЛАСИЧНИЙ ПІДХІД

Accelerated Implementation Program (AIP) базується на waterfall підходах та передбачає 5 етапів.

1. Підготовка проекту

Це найкоротший етап (до 5 днів), на якому формується проектна команда з боку виконавця      та з боку сторони клієнта. Оформлюються Статут та План проекту. Відбувається розгортання серверної інфраструктури та поставка програмного забезпечення.

Поради:

  • Не ставтесь до документів формально – це інструмент, на який ви будете спиратись під час реалізації проекту. Особливу увагу приділіть критеріям завершеності кожної фази проекту.
  • Не ставтесь формально до створення проектної команди. Головний замовник має виділити відповідальних користувачів кожного модуля. Виконавець – надати резюме людей, які будуть впроваджувати.

 

2. Концептуальний проект

Мета цього етапу – визначитися з вимогами до системи та задокументувати їх, створити Концептуальний проект. Збір вимог відбувається під час серії інтерв’ю.

Консультант використовує демонстраційну базу даних та підготовлену анкету, ставить запитання щодо функціоналу. За потреби демонструє озвучені моменти в системі SAP. Ретельно фіксує вимоги до кожного налаштування.

Вся інформація систематизується та створюється підсумковий документ. Провідний критерій: він має відповідати на запитання:

  • Як буде працювати система після впровадження?
  • Які налаштування для цього будуть зроблені консультантами?

Також на цьому етапі ми проводимо аналіз даних для міграції – визначаємося з об’єктами, які необхідно перенести зі старої системи в нову. Тривалість виконання цього етапу проекту становить 1,5 – 2 місяці.

Поради:

  • Проведіть вступне навчання. Клієнт не може формулювати вимоги, якщо не знає системи. Перед інтерв’ю по бізнес-процесах проведіть вступний курс у систему SAP.
  • У документі перед кожним розділом розташуйте загальну схему бізнес-процесу (ми використовуємо метод BPMN). Це допоможе клієнту уявити цілісно процес, про який він читатиме.
  • Відштовхуйтеся від інтерфейсу. Візуальний образ сприймається краще, ніж текст. Тому супроводжуйте опис малюнками із системи. Якщо будуть розроблятись нові об’єкти, малюйте їх не в графічних редакторах, а безпосередньо в середовищі розробки.

Наші консультанти володіють цими навичками, відповідно це дає дві переваги. По-перше, клієнт бачить інтерфейс, який на 100% відповідатиме розробленому. По-друге, в процесі створення інтерфейсу в середовищі розробки консультант глибше взаємодіє з системою, в результаті чого продукт стає більш user-friendly.

 

3. Реалізація проекту

На етапі реалізації проекту розгортається продуктивна база. Консультанти роблять усі необхідні налаштування відповідно до концептуального проекту. Далі проводиться навчання ключових користувачів, разом із якими відбувається процес приймального тестування.

На цьому етапі відбувається міграція даних, здійснюється інтеграція зі сторонніми системами. Тривалість етапу 3-6 місяців, в залежності від необхідних доробок/інтеграцій.

Поради:

  • Після подолання екватора проекту зробіть інтенсивнішим контроль. Люди стомлюються, бойовий дух вщухає. Якщо до цього проводилися зустрічі щодо проекту кожні два тижні, тепер варто перейти на щотижневі.
  • Документуйте тестування та навчання відповідними протоколами. Складайте протокол після кожної зустрічі за проектом. Ведіть облік ризиків. Розумна бюрократія – невід’ємна частина методології.
  • Не робіть міграцію історичних даних. Якщо якісь дані дуже важливі для клієнта, перенесіть лише їх. Ви переходите в нову систему з новими аналітиками, яких не було в старій системі. Перенести повну історію всіх документів не вийде, хоч як би цього не хотів клієнт.

 

4. Завершальна підготовка

На етапі завершальної підготовки проводиться навчання для кінцевих користувачів системи, складаються інструкції. Створюється детальний план перенесення залишків (дата припинення внесення кожного типу даних в стару систему).

Разом із цим перевіряється підключення периферійного обладнання. Проводиться навчання системного адміністратора клієнта, тестується резервне копіювання та відновлення бази даних. Тривалість залежить від кількості кінцевих користувачів і специфіки перенесення залишків – від двох тижнів до одних вихідних.

Поради:

Не розширюйте проект. Під час реалізації ймовірно виникнуть нові вимоги до системи. В рамках проекту реалізуйте тільки найкритичніші. Якщо функціональний об’єм виростає більш ніж на 20% від стартового, проект перестає бути «проектом».

 

5. Продуктивна експлуатація

Клієнт починає повноцінну роботу в SAP Business One. З боку виконавця надається підтримка в офісі клієнта чи у віддаленому режимі.

Мета етапу – допомогти клієнту адаптуватися в системі та забезпечити оперативне вирішення проблем, які виникають під час роботи користувачів.

Зазвичай в рамках проекту ми надаємо супровід до закриття першого місяця в новій системі. Далі – передача запитів щодо роботи системи в службу підтримки.

Поради:

  • Організуйте першу лінію підтримки користувачів клієнта, які самостійно будуть вирішувати значну частину інцидентів без передачі партнеру з консалтингу. Потурбуйтесь про достатню підготовку цих людей на перших етапах проекту.
  • Не уникайте ролі супер-юзера. Часто такі користувачі після проекту отримують підвищення.

 

У наступній статті розповімо про методологію Hard Offer – спрощений підхід до впровадження, який ідеально підходить невеликим підприємствам або ж Start-Up компаніям, в яких ще немає сформованих бізнес-процесів, і де операціоніст на запитання про доцільність не відповідатиме «Ну, у нас так прийнято».

Цей підхід дає змогу швидко впровадити світові best practice, зібрані вендором SAP, заклавши міцний фундамент системного бізнесу.

І головна порада наостанок: не зупиняйтеся! Розвиток ERP-рішення – це постійний процес. Best practice – це про «трохи вище середнього», а не про «флагмана галузі». Водночас без фундаменту з best practice впроваджувати власні «конкурентні ноу-хау» – все та ж історія про кермо без інструктора.

Для отримання консультації щодо впровадження SAP Business One для вашої компанії звертайтеся до керівника напряму Станіслава Стрижаs.stryzh@ageless.com.ua